一、收集制度
一、 按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围，收集干部档案材料，做到：主动及时，全面准确，保质保量，安全保密。
二、了解和掌握干部档案材料形成的信息及规律，督促提醒材料形成部门，及时归档。
三、归档材料应真实规范，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。由组织形成的材料有形成时间和组织印章，个人撰写的材料有形成时间和本人签字。
四、对符合归档要求的材料，应按收进材料的时间顺序，登记在《干部人事档案材料收集归档登记薄》上，并在当月内归入档案夹内。
五、对不符合归档要求的材料，应及时通知形成材料的部门订正或补送、补办手续，限期报送。
六、统一布置填写的归档材料，按限定时间，及时收集，逾期不报的，予以催收。
七、根据工作需要，适时布置填写《干部履历表》或《干部履历补充表》等，及时充实档案内容。
八、形成的档案材料使用A4纸张。
二、鉴别制度
一、以中央有关文件为依据和准绳，认真鉴别档案材料，做到：鉴别准确，取舍得当，手续完备。
二、鉴别中，应对收集归档材料严格审核，坚决用历史的辩证的观点对待材料取舍，以保证档案真实、完整、精炼和实用。
三、从档案中剔除的材料，必须有专人审核把关，重要材料的取舍，应请示主管领导。
四、经鉴别不符合归档要求的材料，应视不同情况，分别处理：
1、近期形成的不符合要求的归档材料，但属于归档范围的材料，应退回材料形成部门，提出意见，要求订正，限期报送。
2、不属于归档范围，但须退还本人保管的材料，应开列详细清单，经领导批准，个人签名后，退还本人；对不宜直接退还本人的材料，经主管领导批准后，登记造册，予以销毁。
3、没有保存价值或重复无用或不实的材料，登记造册，经主管领导批准后，再作销毁。
4、不属于归档范围的材料不得擅自归档，需要暂存档案夹中备查的材料，经主管领导批准后，方能存入。
5、发现伪造或涂改档案材料的，应及时报领导，追究有关责任，严肃查处。
三、整理制度
一、按照《干部档案整理工作细则》的规定要求，整理档案，做到：真实。
二、配备计算机、打印机、切纸刀、打孔机、复印机等必需的档案整理工具，使用规格统一的档案装具、目录纸、类角号等用品。
三、整理档案的场地，应安全保密，便于工作，非档案整理人员未经允许不得进入。
四、整理档案工作中，做到：鉴别认真，分类准确；编排有序，加工合理，目录清楚，字迹工整。
五、整理档案工作中。应加强加保卫和保密工作，严禁吸烟，不能随意谈论或泄露档案的内容，不能丢失档案内的片纸只字，不能折皱或损坏档案材料。
六、每两年对所管的档案进行一次新的材料补充和整理工作。
四、查借阅制度
一、学校组织人事部、纪委等部门因工作需要，经部门领导批准，可查阅人事档案。
二、我校人事档案，除公安部门、国家安全机构调查外，一般不对外提供查阅。外单位因工作需要查阅，应经部门领导批准，在档案人员参与下查阅。
三、职工考研、考博、入党、考察、任免、调动、组织处理、家庭财产公证、家庭成员证明、复查或甄别历史案件、福利待遇、退休、治丧等，经组织人事部相关领导批准，档案管理人员查阅。
四、任何人不得动手查阅本人及亲属的档案。职工亲属入党、升学、参军等政审，由所在单位党组织人员出具介绍信或证明材料，经组织人事部相关领导批准，方可查阅。
五、查阅档案应按照规定，填写《干部人事档案查阅申请表》，按照管理权限办理报批手续。查档人员应按要求填写阅档情况登记，阅档时，不得随意圈划、涂改、拆散、抽换、污损档案。
六、需摘录或复印有关档案内容和材料的，应经过档案管理人员同意，并办理登记手续。初代作直接证明材料外，摘录或复印的材料，均不予盖章。
七、学校除组织人事部门外，人事档案不外借，特殊情况必须借用，应在《申报表》中写明借阅理由，经领导批准，方可借出。借出档案应妥善保管，不得给无关人员翻阅，借阅期限不超过15天。
八、来访来查人员查阅档案只限在阅档室进行，除管档人员外，无关人员不得随意进入档案室。
五、转递制度
一、转递干部人事档案和档案材料，必须做到及时、完整、准确、安全、保密。
二、干部职工工作调动凭组织人事部门的调档通知，在15日内将其档案转至新的主管单位。
三、转出的档案应完整齐全，并按规定整理装订，不得扣留档案材料或分批转出。
四、干部人事档案应通过机要交通（或特快专递）转递，不准由本人及其亲属自带。
五、转出档案或档案材料，应填写《干部档案转递通知单》，并随档案一并寄出，寄出档案应在封口处加盖公章或贴密封签。必要时，可派专人护送。
六、收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，立即退回回执；转出的档案，逾期1个月未退回执的，应及时催收。
七、对已出现的“无头档案”，应认真查找。确属查不到人员下落，又有保存价值的档案或档案材料，应转至当事人的原单位保存。
六、保密制度
一、 干部人事档案是党和国家的重要机密，必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》和《湖北第二师范学院保密工作规定》，确保档案的安全和保密。
二、牢固树立保密观念，严守党和国家机密。不随意向无关人员提供或泄露档案内容，违者视情节轻重，给予批评教育或处分。
三、不得在不安全的地方存放和查阅干部人事档案。
四、不准携带干部人事档案出入公共场所，不准用普通电话提供重要档案内容。
五、档案管理人员不得保管本人及其亲属的档案。
六、提供查阅档案室前，必须弄清查阅档案的用途，弄清查阅者与被查阅人员的关系，对不符合查阅条件的，不予接待。对符合查阅要求的，给予查阅，并对有关用途予以保密，不得泄露。
七、档案库房除档案管理人员和主管领导外，其他人员不得入内。
八、档案及档案材料离开档案室，必须办理借阅手续。
七、保管制度
一、学校干部人事档案集中统一在组织人事部管理，任何单位和个人不得管理干部人事档案。干部人事档案实行专人、专库管理。
二、档案管理人员必须政治上可靠、党性强、作风正，熟悉计算机操作，具有本科以上学历的党员干部。
三、库房、办公室、阅档室实行“三室”分开。档案按数字序号排列，适当预留存放空间，做到排列科学、查找方便。
四、库房应保持适宜的温湿度，温度控制在14-25度，相对湿度保持在45-65%。
五、档案管理员应经常检查安全防范措施，保证库房安全，离开库房应随时关门，防止无关人员进入库房。
六、定期检查设备、设施；定期核对档案卷数，发现问题及时纠正。
七、库房内不得堆放易燃、易爆、易腐及其他杂物，严禁吸烟。下班时，应切断库房内照明和有关工作设备的电源。
八、每周对库房进行一次除尘，每周对库房物质和设备进行一次检查。档案管理人员应了解和掌握消防知识，能够熟练使用灭火器材。
八、销毁制度
一、按照《干部人事档案材料收集归档规定》认真鉴定档案材料，对不属于归档的材料，应及时清出，并在《干部人事档案材料销毁登记表》中登记造册，经主管领导批准后，进行销毁。
二、下列档案材料，不属于归档范围，应清理销毁：
1、 人事、保卫部门管理的人员卡片和摘抄本人档案内容的表格不归档。
2、所有的鉴定、考核、考察没有组织或组织负责人签署意见并盖章的材料不归档。
3、鉴定会、座谈会记录不归档。
4、单位组织的个人月考核、季考核等材料不归档。
5、“文化大革命”期间群众的组织写的材料；“文革”中的“恢复党员组织生活记录登记表”不归档。
6、学习经历中各种考试卷、论文、设计作业不归档。
7、审查过程中形成的非正式的调查报告、证明人已写过证明材料的谈话记录、同一证明人多次写的内容重复的证明材料、不能起直接作用的调查材料和摘抄的资料、调查提纲、调查线索不归档。
8、入党思想汇报。入党入团过程中召开的群众座谈会和党小组、支部大会的记录不归档。
9、没有批准单位的任何奖励表格不归档。
10、党外人士在过去运动中写的交心检查材料不归档。
11、本人的独生子女证、任命书、奖状、结婚证书等材料不归档。
三、转入人员的档案，应在一月内进行整理和清理，应销毁的档案材料，每年月日12月进行销毁。
四、档案材料销毁时，应注意做好保密工作，防止材料流失。